これから使う人用に向けたものです。
いまさらですがメールは便利です。
- こちらの都合のいいときに用件を伝えることができて、相手の都合のいいときに確認できます。
- 用件が文章で残るので、言った言わない問題が発生しにくい。
- ファイルの転送もできるので、文章を超えた表現の内容を伝えることができる。
便利ですが、メールが開封されているタイミングは送った人にはわかりません。だからこそ「受け取りました」と返信するような人としてのマナーが必要となります。
技術的な側面でも覚えておくほうがいいことはありますが、大体はソフトがやってくれるので、便利に使うための良識についてまとめます。特に、会社などのビジネス用途でメールを利用するとき、取引先に失礼のないよういくつかの慣習は知っておいて損はありません。
この文書は、メールを初めて社用として使う人を対象にしています。
メールを使った運用については、会社によっていろいろあるかもしれません。一般的なビジネスマナーとして一読ください。メールを積極的にご活用いただくための一助となれば幸いです。
なお、メールのソフトの使い方は、それぞれ調べていただくか、あるいは使いまくって体で覚えてください。
メールアドレス
新規の送り先のメールアドレスは正確に入力しましょう。一文字でも間違えると相手に届きません。
メールに使える文字
メールアドレスに使える文字は、半角文字のみです。メールサーバーによって大文字・小文字を判別する場合もあります。指示されたメールアドレスに従うのがよいでしょう。
0（ゼロ）とO（オー）、1（イチ）とl（エル）など、紛らわしい文字はよく確認しましょう。
@（アットマーク）は、アカウント名とメールサーバー名を区別する区切り文字です。空白などは使えません。
メールの送信エラー
たとえば存在しないアドレスに送ると、エラーメールとして長文の英語のメールが届きます。「MAILER-DAEMON」や「Mail Delivery Subsystem」というようなところから、「Undelivered Mail Returned to Sender」という表題のメールが届いてしまったら、送ったはずのメールは相手先に届いていないと思いましょう。
送れなかった理由は、その長文のなかに書いてあります（こういうことに詳しい人を探しましょう）。ほとんどは、アドレス間違いか、相手のサーバーがいっぱいか、添付ファイルが大きすぎるかのどれかでしょう。
送り先（宛先、CC、BCC）
送り先には、宛先へのアドレス指定のほかに、CC、BCCという欄があります。
宛先（TO）
宛先は、件名、本文の用件の主体にあてるアドレスです。●●株式会社 ●●様宛として指定する人など。
CC
CCは主体ではないけれど用件に関係する人。送り先とCCは、メールを見る人に送った人のアドレスとして表示されます。
連絡事項として、こんな内容で先方に確認しているという進捗を共有しておきたい場合などは、CCを使用します。
BCC
BCCも、主体ではないけれど用件に関係する人に送る場合に使用します。CCとの違い。他の送信者に対して、BCCで送信したアドレスは表示されません。
先方と面識のない、社内の案件関係者にも情報共有しておきたい場合などに、BCCを使用します。
※宛先を省略して送信することはできません。
※宛先、CC、BCCはそれぞれ複数のアドレスを指定することできます。
件名（Subject）
メールを送るときには、必ず件名を入れるようにします。件名は、メールを受信したときにリストアップされる一文です。
本文を読まなくても、件名で要件が判別できるようにしておくのが適切です。
かといって、もちろん長すぎる件名も考えものです。簡潔、明瞭なのがベスト。
返信メールの表題
返信メールには、「Re:」が頭につくのが一般的です。「Re:～」は、一度送った内容に対する返信メールであることを示しています。
返信の返信の返信と、どんどん本文内容が進行していくようなら、新たに適切な表題を付けるのがよいでしょう。
本文
メール本文に入る文章の書き方。一般的には、送り先（会社名、担当者名）、挨拶、用件、署名をつづるのが慣例です。失礼のないように用件が伝わるならば、慣例に従う必要はありません。
1.差出人の宛先
差出人の名前を書きます。アドレスと差出人が一致していなかったり、送り先への手違いがないかの確認として。
株式会社●●
●●様
※
会社宛のメールで担当者の情報がないときは
株式会社●● 御中
株式会社●● 担当者様
というように。
2.挨拶
「いつもお世話になっております」、「ご無沙汰しております」、「急なお願いで申し訳ありません」など。送信者としてのアドレスだけでは誰か解らないので自分の名前を名乗ります。
初めて送る宛先には、「初めまして、●●の●●と申します」など。
3.用件
本題となる用件を書きます。まずは内容を要約した一文を書きます。（これはそのまま件名にできます）
長文になる場合は確認に時間を割いていただく必要があります。結論を先に把握できるようにしておき、そのうえで先方の都合のよいときに詳細が読めるようにしましょう。
用件は、箇条書きにしておき、整理された文章で内容を伝えるように心がけましょう。
複雑な文章な読みにくいので、一文が長くなりすぎないように簡潔な文章にします。
OSによる依存文字（丸付き数字など）は使用しないようにしましょう。
メールの受信側で適度に改行される場合があるので、長くなった一文の途中に改行を入れる必要はありません。（むしろ邪魔になります）
4.添付内容の説明
添付ファイルがある場合は、添付ファイルについての説明を入れます。ファイルサイズが大きい場合や、添付点数が多い場合、解凍方法が特殊な場合、別途オンラインストレージなどからダウンロードが必要な場合についても説明しておきましょう。
5.署名
送信者である自分の連絡先などを書きます。この内容は毎時変更されるものではないので、署名として設定しておくと便利です。
メーラーによって異なるかもしれませんが、だいたいはアカウントごとに署名を設定できるはずです。
設定した署名は、メール作成ごとに本文の最後尾に追記されます。
添付ファイル
メールには、ファイルを添付することができます。
添付するファイルは相手先が確認できる形式にしましょう。
専用ソフトが必要なファイルを送信する場合は、そもそも何のデータかを明記しておくか、別の形式でも確認できるように（PDFなど）同梱させておくのがよいでしょう。
ファイルサイズが大きいとき、ファイル数が多くなるときなどはファイルを圧縮するようにしましょう。
圧縮時の注意
特殊な圧縮形式を使わないこと。送り先に解凍ツールがないとファイルが確認できません。ZIPにしておくのが無難です。
MacとWindowsのデータのやりとり
ファイル名に日本語がある場合、Macで圧縮したZIPファイルをWindowsで正常に解凍できなくなります。OSが依存する文字コードが異なるためです。ファイル名は半角（英語表記）で命名しておくほうが無難です。
添付ファイルのサイズ目安
10～15MBくらいを上限として、これを超えるファイルは、オンラインストレージの利用を検討しましょう。オンラインストレージとは、サーバーを仲介してインターネット経由でファイルを送ることができるサービスです。
無料で利用できるものとしてfirestorage、宅ファイル便などが有名です。100MBくらいあるときは、こういうのを利用しましょう。
※宅ファイル便は老舗ですが広告メールが多くて大変だったりします。
返信
メールをいただいたら、受け取ったことを知らせる確認のために返信しておきましょう。その場ですぐに返答できない場合でも、メールの内容を確認したのかどうか解らないと相手に心配させてしまいます。
「確認いたしました。検討させていただき、後ほど改めて詳細をご連絡させていただきます。」
というような感じで。
引用
メールの一節を引用して、それに対して言及する場合は、「＞」が使用されます。長文のメールに対して全文を引用するのはあまりよいとは言えません。
言及のための引用は、なるべくコンパクトにまとめるようにしましょう。
◎例
> スキャニング処理までしていただいていると考えてよいでしょうか？
はい。
スキャンした紙の陰影の処理等、画質調整はしていませんので続く作業はお願いします。
整理の仕方
受信トレイはすぐにメールでいっぱいになります。メールでのやりとりが頻繁になると、過去のメールを探す必要性も出てくるでしょう。
何千通ものメールがリストアップされたてしまうと、リストの順序を並び替えるにもPCに負荷を掛けることになります。
※基本的なルールをあらかじめ決めておいて、機能的にしておくのが望ましいです。「これはここに入れる！」とか。
こういうのは資料や、ちょっとしたメモでも扱いは同じですね。他人のやりかたを真似て思考錯誤しましょう。
原則
- いらないメールはすぐ捨てる
- 受信トレイにメールをためない
- 振り分けのためのカテゴリを決めておく
カテゴリ例
大分類（業種別）、小分類（取引先別）にフォルダ分けしておくなど。※「その他」や「一時退避」というカテゴリは作らないこと。（これがとても難しいです）
フォルダ振り分け機能
基本的な機能なので、ほとんどのメールソフトに搭載されているはず。受信したメールの、件名、送り主などを条件づけて、受信したタイミングで自動的にフォルダ振り分けをしてくれる機能があります。
Amazonの注文確定メールや、メルマガの広告メールなどを専用フォルダに振り分けておくとかします。
迷惑メールについて
おかしなメールが届いたらすぐに消去しましょう。また、業務と関係のないアカウントサービスの取得などに、社用のメールアドレスを利用するのは厳禁です。
おわり
メールの使い方には、文化と同じように絶対基準というものはなくて、あるのは慣習だと考えています。なので社内のルールに従いながら、相手とのやりとりのなかで歩調を合わせつつ学んでいくか、独自に遂行を重ねて磨き上げていくものでしょう。文書内に混ざっている私見もたぶんそのような発生のものです。
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